Finalmente me quedo claro, después de tanto tiempo y de tantas implementaciones fallidas, y al entenderlo, las cosas comenzaron a cambiar; poco a poco los métricos mejoraban y la iniciativa se sostenía cada vez más tiempo con la colaboración de más y más personas.  

¿Qué fue lo que me quedo claro? que el propósito de la iniciativa 5S’s no es mantener el área de trabajo organizada y limpia, sino desarrollar mejores jefes y líderes. 

Todos saben que las 5S’s se implementan para mejorar la productividad, pero muy pocos se toman el tiempo de medirla antes y después de la iniciativa.

La forma típica de implementar las 5S’s busca más una transformación estética que de negocio, se hace una auditoria que da una evaluación, se implementa la iniciativa en 5 pasos: Despejar, Organizar, Limpiar, Uniformar y Sostener; esto supone tener un efecto drástico en la evaluación obtenida al auditar nuevamente después de la implementación.

A partir de aquí, la auditoria 5S’s se utilizará de manera regular con dos propósitos: sostener lo logrado y medir el efecto de nuevas mejoras. ¿Suena bien? aparentemente si, si definimos “mejora” como obtener una mejor calificación en la auditoria, sin embargo, si las 5S’s se implementan para mejorar la productividad del área de trabajo, el verdadero juez debería ser el métrico de productividad del área donde se implementa la iniciativa, es decir, para saber si implementamos correctamente las 5S’s deberíamos medir la productividad antes y después de la implementación como lo requiere la metodología PDCA.

Si implementamos las 5S’s de la manera tradicional, siguiendo las recomendaciones del consultor o de un libro, es muy probable no ver un efecto favorable en los métricos importantes o peor aún, podemos ver que las 5S’s pueden afectar negativamente la productividad. Esto tiene sentido pues estamos agregando tareas a los mismos recursos del área, dichas tareas muy seguramente estarán desconectadas de la realidad en Gemba.

Cuando lanzamos las 5S’s y no vemos el impacto en la productividad, los responsables del área deben preguntarse ¿Qué falto? ¿Qué cosas no incluimos y que son clave para impactar positivamente? Y aquí inicia el proceso de aprendizaje.

Cada área es diferente y no hay una receta predefinida que funcione para todas. Por eso, el equipo debe analizar y determinar qué actividades específicas incluir que prevengan problemas y aseguren un funcionamiento correcto e ininterrumpido del proceso.

Si posteriormente se hacen mejoras a las 5S’s, estos cambios deberán provocar incrementos a la productividad y cada gerente debe investigar y aprender los factores clave de organización, limpieza e inspección que se requieren para mejorar el desempeño del proceso.

La conexión debe ser clara para él, mejorar las 5S’s conlleva una mejora en los indicadores de productividad y sostenerlas es vital para cumplir los compromisos adquiridos.

Entonces las auditorias se adaptan para verificar todos los aspectos que aprendimos que son clave para mantener el desempeño. La auditoría como herramienta de sostenimiento debe ser un traje a la medida para cada área y se va modificando con cada mejora al sistema 5S’s; solo así, la iniciativa se alineará con los objetivos de negocio y tendrá la relevancia necesaria para darle el lugar que merece en el sistema de administración. Es importante considerar que llegar ahí no ocurrirá en automático, será un camino lento que deberá recorrer cada gerente junto con su equipo de colaboradores. Es un camino de aprendizaje donde no hay atajos, solo una herramienta, la metodología PDCA. Iniciamos con una iniciativa de 5S’s genérica y la transformamos gradualmente a una iniciativa hecha a la medida y en continua evolución que captura todo el conocimiento adquirido sobre la mejor forma de asegurar productividad, calidad y seguridad.

Las 5S son la prueba de fuego necesaria para avanzar a iniciativas más complejas, puede pasar un año o más en la implementación y no será tiempo perdido; en este proceso, el equipo comenzará a tomar experiencia en otras actividades relevantes como la estandarización, la administración visual, el empoderamiento, el kaizen y la disciplina.

El gerente debe considerar a las 5S’s como la primera etapa de aprendizaje en su viaje LEAN. Esta le permitirá no solo determinar los cambios necesarios en el área sino también los ajustes requeridos en su estilo gerencial para mejorar el desempeño en los métrico clave. De esta forma, Las 5S’s se estarán utilizando para desarrollar mejores gerentes.